I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta da parte delle imprese sia obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento, o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa, possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Lo prevede il nuovo articolo 2215-bis del codice civile, rubricato "Documentazione informatica", aggiunto in sede di conversione del Dl 185/2008.
Le registrazioni contenute nei documenti informatici devono essere rese consultabili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario. Tali registrazioni costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge; le stesse hanno, inoltre, l’efficacia probatoria sancita agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Uno sguardo al passato
La prima significativa modifica venne introdotta dall’articolo 7-bis del Dl 357/1994, che aggiungeva all’articolo 2220 del codice civile il seguente comma 3: "Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti".
Le scritture e i documenti cui la norma fa riferimento sono quelli indicati all’articolo 2214 del codice civile, ossia libro giornale, libro inventari, libri sociali, fatture, registri Iva e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dimensioni dell’impresa.
E’ opportuno ricordare che la portata innovativa della norma non trovò immediata applicazione, in quanto, ai fini delle disposizioni tributarie, era subordinata all’emanazione di un decreto del ministro delle Finanze che è arrivato dieci anni dopo, con il Dm 23 gennaio 2004.
Le modifiche della Finanziaria 2008
Sempre con riferimento alla tenuta delle scritture contabili è stato operata dalla Finanziaria 2008 un’ulteriore integrazione al Dl 357/1994; in particolare, l’articolo 7, comma 4-ter, stabilisce che la tenuta delle scritture contabili con sistemi meccanografici è considerata, a tutti gli effetti di legge, regolare in difetto di trascrizione su supporto cartaceo. La norma fa esplicito riferimento ai dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi e, comunque, gli stessi, in sede di controllo, devono risultare aggiornati sugli appositi supporti informatici e a richiesta disponibili su supporto cartaceo. Ciò significa che, alla scadenza dei termini, per avere validità a tutti gli effetti di legge, i documenti dovranno essere stampati o portati in conservazione sostitutiva secondo quanto disposto dalle normative vigenti.
La vidimazione informatica del Dl 185/2008
Con l’articolo 2215-bis del codice civile viene introdotta una nuova sorta di bollatura e vidimazione che, a differenza del passato, non riguarda più i documenti cartacei bensì quelli informatici. Va rammentato che bollatura e vidimazione, per la versione cartacea dei documenti, erano stati aboliti dalla legge 383/2001.
Le nuove prescrizioni per attestare la regolarità delle scritture contabili, in caso di tenuta con strumenti informatici, sono assolte mediante apposizione, ogni tre mesi (con riferimento alle registrazioni dei tre mesi precedenti), della marca temporale e della firma digitale da parte dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Tenuto conto che non è possibile firmare e marcare le registrazioni del proprio software gestionale, analizziamo dal punto di vista operativo come si potrà procedere per rispettare le nuove disposizioni.
Se la messa in opera delle scritture è avvenuta il primo gennaio, entro la fine di marzo bisognerà generare un file "statico ed immodificabile", ad esempio in formato pdf, e applicare sullo stesso prima la firma digitale e successivamente la marca temporale che, si ricorda, viene apposta da un soggetto terzo accreditato presso il Cnipa, per sigillare i documenti stessi. Qualora per tre mesi non venissero eseguite registrazioni, le descritte operazioni dovranno essere effettuate all’atto di una nuova registrazione e da tale momento decorre la cadenza trimestrale.
A prima vista l’introduzione di tale norma sembrerebbe contrastare con lo spirito di semplificazione del decreto da cui trae origine, ma, analizzandola obiettivamente, si nota che la ratio semplificatrice non viene disattesa. Rispetto al passato, la nuova vidimazione, per coloro che gestiscono informaticamente i dati, è praticamente a costo zero, in quanto, una marca temporale costa solo pochi centesimi. Inoltre, questo nuovo modus operandi sarà propedeutico alla fase di conservazione digitale dei documenti che consentirà alle Pubbliche amministrazioni e ai privati di risparmiare tempo e denaro.
Assolvimento dell’imposta di bollo
L’obbligo di bollatura dei documenti informatici è assolto in base alle disposizioni dell’articolo 7 del Dm 23 gennaio 2004, che prevede il pagamento dell’imposta di bollo nella misura di 14,62 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. Il tributo deve essere assolto preventivamente, prima che il libro giornale e il libro degli inventari siano posti in uso, per mezzo di una comunicazione da presentare all’ufficio delle Entrate territorialmente competente. Entro il mese di gennaio dell’anno successivo, il contribuente dovrà presentare una comunicazione consuntiva con l’indicazione del numero di documenti informatici formati nell’anno precedente, distinti per tipologia, e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza d’imposta. L’importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso.
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