Semplificazione e risparmio di denaro. Queste le parole d’ordine del decreto legge 185/2008, che introduce importanti novità anche in materia di dematerializzazione. La prima riguarda l’obbligo d’adozione della posta elettronica certificata (Pec) per imprese, professionisti e Pubblica amministrazione; la seconda, l’eliminazione dell’obbligo di intervento di un pubblico ufficiale (notaio) per conservare digitalmente i documenti originali "unici".
Pec per le imprese
Il Dl 185/2008, all’articolo 16, comma 6, dispone che le nuove imprese costituite in forma societaria hanno l’obbligo di indicare, nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Quelle già esistenti hanno, invece, l’obbligo di farlo entro tre anni dall’entrata in vigore del decreto. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Pec per i professionisti
Il comma 7 si rivolge a tutti i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge statale. Per loro, l’obbligo di comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dall’entrata in vigore del decreto. Sarà, poi, cura degli ordini pubblicare in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di Pec.
Pec per le Pubbliche amministrazioni
Infine, nei commi 8, 9, 10 e 11, viene disposto che tutte le Pubbliche amministrazioni, comprese Regioni, Province, Comuni, scuole, università, camere di commercio ed enti del servizio sanitario nazionale, devono istituire una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo, dandone comunicazione al Cnipa (Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione), che provvederà alla pubblicazione degli indirizzi in un elenco consultabile per via telematica.
Viene precisato, inoltre, che le comunicazioni tramite posta elettronica certificata, tra le pubbliche amministrazioni, possono avvenire senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
La consultazione on-line dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata di imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni dovrà essere libera e gratuita. Solo le pubbliche amministrazioni potranno, invece, procedere all’estrazione degli elenchi.
Va, infine, evidenziato che l’attuazione di tali disposizioni dovrà essere effettuata senza maggiori oneri a carico della finanza pubblica, utilizzando le risorse disponibili.
Conservazione sostitutiva dei documenti
Importanti novità si registrano anche in tema di conservazione sostitutiva dei documenti, in particolare dei documenti originali unici. A riguardo, occorre ricordare che l’articolo 4, comma 3, del Dm 23 gennaio 2004, dispone che il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici originali si perfeziona con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale (notaio). L’agenzia delle Entrate aveva chiarito, con la circolare 36/2006, che l’intervento del pubblico ufficiale era limitato alla sola conservazione dei documenti analogici originali unici, ossia di quei documenti il cui contenuto può essere dedotto attraverso altre scritture di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi (classico esempio la fattura).
Il Dl 185/2008 ha definitivamente eliminato l’obbligo di intervento del pubblico ufficiale nei processi di conservazione sostitutiva dei documenti originali unici. Viene previsto, infatti, che le copie su supporto informatico di "qualsiasi tipologia" di documento analogico originale (unico e non unico), formato in origine su supporto cartaceo, sostituiscono a ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità alla versione autentica è garantita da chi la detiene mediante l’utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche previste dal Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005). Quindi, d’ora innanzi, per portare in conservazione i documenti originali unici non sarà più necessario ricorrere al notaio, ma basterà la firma digitale del responsabile della conservazione sostitutiva, di cui all’articolo 5 della deliberazione Cnipa 11/2004.
Gaetano Silipigni – Fisco Oggi